A tahográfi adatainak letöltésére, archiválására és megőrzésére vonatkozó kötelezettség a vállalatot vagy a fuvarozót terheli, nem pedig a járművezetőt. A vállalatnak le kell töltenie mind a járművezető kártyáján, mind a jármű tahográfiájában tárolt adatokat, azokat biztonságosan meg kell őriznie, és ellenőrzés esetén azonnal be kell tudnia mutatnia azokat.
Röviden összefoglalva, a vállalatnak a tachográf adatainak letöltésével kapcsolatos kötelezettségei a következők:
- A késedelmek vagy a hiányos nyilvántartások elkerülése, amelyek szankciókhoz és további ellenőrzésekhez vezethetnek.
- Az adatok letöltéséért és archiválásáért felelős személy kijelölése.
- A járművezető-kártyát legalább 28 naponta egyszer le kell tölteni.
- A jármű tachográfjának legalább 90 naponta egyszer történő letöltése.
- Mindkét fájltípus archiválása egy biztonságos és hozzáférhető rendszerben.
- Az adatok megőrzése legalább 12 hónapig, ajánlott 24 hónapig.
- Írásbeli eljárás és a kirakodások nyilvántartásának vezetése.
- Az adatok integritásának biztosítása és védelme a módosítás vagy törlés ellen.
- A teljes archívum bemutatása ellenőrzés vagy audit esetén.
- Az automatizált rendszerek ellenőrzése, mivel a cég meghibásodások esetén is felelősséggel tartozik.
(3,5 t-os járművek – nemzetközi fuvarozás / kabotázs)
A tachográf adatainak letöltésére, archiválására és megőrzésére vonatkozó kötelezettség kizárólag a vállalat vezetését / a közlekedési szolgáltatót terheli, függetlenül attól, hogy a járművezetők rendelkeznek-e CPC-tanúsítvánnyal vagy sem. A járművezető NEM felelős ezekért a tevékenységekért.
1. Kinek kötelessége letölteni az adatokat?
A felelősség a közlekedési vállalkozót terheli, akit a következők képviselnek:
• ügyvezető;
• közlekedési vezető;
• járműpark-felelős / megfelelésért felelős.
A cég jogilag felelős a tahográf-adatok gyűjtéséért, tárolásáért, védelméért és az ellenőrzés során történő bemutatásáért.
2. Milyen adatokat kell letölteni?
Két különálló és kötelező adatforrás létezik:
A) A járművezető kártyája:
• vezetési idők;
• szünetek és pihenőidők;
• napi tevékenységek;
• hibák és szabályszegések.
B) A tahográf egység (jármű):
• a járművön rögzített összes tevékenység;
• események és hibák;
• manipulációs jelek;
• kártya nélküli tevékenységek.
Kötelező mindkét forrásból letölteni az adatokat.
3. A kisülés minimális időtartamai
Járművezető-kártya: legalább 28 naptári naponta egyszer (ajánlott: 21 naponta).
Tachográf (jármű): legalább 90 naptári naponta egyszer (ajánlott: 60 naponta).
Az adatok letöltése kötelezően szükséges továbbá az alábbi esetekben is:
• a munkaszerződés megszűnése;
• a jármű végleges cseréje.
4. Hol töltődnek le és hol tárolódnak az adatok
4.1. A kirakodás helye
A letöltés a következő helyeken történhet:
• a cég székhelyén;
• az üzleti telephelyen;
• a hivatalos szervizben;
• mobil eszközön (laptop + letöltő eszköz).
Nincs kötelezően meghatározott hely, hanem az eredmény elérése a kötelező.
4.2. Az adatok tárolása
Az adatok tárolhatók:
• belső szerveren;
• külső merevlemezen;
• felhőalapú rendszerben (tahográf szoftver);
• optikai adathordozón.
Kötelező feltételek:
• gyors hozzáférés;
• a fájlok integritása;
• védelem a módosítás vagy törlés ellen.
5. Az adatok megőrzési ideje
A törvényben előírt minimális kötelezettség 12 hónap.
A gyakorlati ajánlás 24 hónap, az esetleges késedelmes ellenőrzések, jogviták vagy auditok esetére.
Az ellenőrzés során kért adatok hiánya szankciók kockázatával jár.
6. A kirakodás gyakorlati menete
1. módszer – Vállalati kártya:
• a vállalati kártyát be kell helyezni a tachográfba;
• csatlakoztatni kell a letöltő eszközt;
• ki kell választani a „Download Vehicle” opciót;
• az adatok biztonságos fájlba (.ddd) kerülnek mentésre.
2. módszer – Járművezető-kártya letöltése:
• a kártyát behelyezzük az olvasóba;
• letöltjük az utolsó időszak adatait;
• a fájlt archiváljuk.
3. módszer – Távoli (telematikus) letöltés:
• az adatok automatikusan továbbítódnak;
• a jármű leállítása nélkül;
• ellenőrzés során előnyben részesítik.
A cég akkor is felelősséggel tartozik, ha az automatikus rendszerek nem működnek.
7. Mi kell, hogy legyen a cégnél az ellenőrzés során
Az ellenőrzés során a következőket kell biztosítani:
• írásbeli letöltési eljárás;
• kijelölt felelős;
• letöltési naplófájlok;
• teljes és hozzáférhető archívum.
8. Gyakori hibák
Nem fogadunk el olyan magyarázatokat, mint például:
• „A sofőrnek le kellett volna rakodnia”;
• „A jármű nem érkezett meg a bázisra”;
• „Csak részleges adataink vannak”;
• „A laptop meghibásodott”.
9. A szabályok be nem tartásának következményei
A helyes adatletöltés elmulasztása a következő következményekkel járhat:
• bírságok;
• manipuláció gyanúja;
• ismételt ellenőrzések;
• az üzleti hitelesség elvesztése.
10. Következtetés
A tachográf adatainak letöltése kizárólag a vállalat kötelezettsége.
A kártyák és a járművek adatait egyértelmű és dokumentálható időközönként kell letölteni.
Az adatokat legalább 12 hónapig kell megőrizni (ajánlott: 24 hónap).
A letöltés elmulasztása szervezési hiányosságnak minősül.
Gyakran ismételt kérdések
A Paneuropa Logistics alapítója és vezérigazgatója
Bokor György vagyok, a Paneuropa Logistics alapítója és vezérigazgatója. Több mint 20 éve tevékenykedem a logisztikai iparágban, a nemzetközi szállításra, szállítmányozásra, utolsó mérföldes szállításokra és vámszolgáltatásokra összpontosítva. Szenvedélyem a hatékony megoldások fejlesztése, amelyek összekötik a vállalkozásokat Európa-szerte.