Die Pflicht zum Herunterladen, Archivieren und Speichern der Fahrtenschreiberdaten liegt beim Unternehmen bzw. Transportunternehmen, nicht beim Fahrer. Das Unternehmen muss sowohl die Daten von der Fahrerkarte als auch die Daten vom Fahrtenschreiber des Fahrzeugs herunterladen, sicher aufbewahren und im Falle einer Kontrolle schnell vorlegen können.
Zusammenfassend umfassen die Pflichten des Unternehmens hinsichtlich der Auslesung des Fahrtenschreibers Folgendes:
- Vermeidung von Verzögerungen oder unvollständigen Unterlagen, die zu Sanktionen und zusätzlichen Kontrollen führen können.
- Benennung einer verantwortlichen Person für das Herunterladen und Archivieren der Daten.
- Die Fahrerkarte muss mindestens einmal alle 28 Tage heruntergeladen werden.
- Der Tachograph des Fahrzeugs muss mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden.
- Die Archivierung beider Dateitypen in einem sicheren und leicht zugänglichen System.
- Aufbewahrungsfrist: mindestens 12 Monate, empfohlen werden 24 Monate.
- Führung eines schriftlichen Verfahrens und eines Verzeichnisses der Entladungen.
- Gewährleistung der Datenintegrität und des Schutzes der Daten vor Veränderung oder Löschung.
- Vorlage des vollständigen Archivs im Falle einer Kontrolle oder eines Audits.
- Überprüfung der automatisierten Systeme, da das Unternehmen auch im Falle von Störungen haftbar bleibt.
(Fahrzeuge bis 3,5 t – grenzüberschreitender Verkehr / Kabotage)
Die Pflicht zum Herunterladen, Archivieren und Aufbewahren der Fahrtenschreiberdaten liegt ausschließlich bei der Geschäftsleitung des Unternehmens/Transportunternehmens, unabhängig davon, ob die Fahrer über eine Fahrerqualifizierungsbescheinigung (FQN) verfügen oder nicht. Der Fahrer ist für diese Tätigkeiten nicht verantwortlich.
1. Wer ist zum Herunterladen der Daten verpflichtet?
Die Verantwortung liegt beim Transportunternehmen , vertreten durch:
• Administrator;
• Transportmanager;
• Flotten-/Compliance-Manager.
Das Unternehmen ist rechtlich verantwortlich für die Erfassung, Speicherung, den Schutz und die Vorlage der Tachographendaten an die Kontrolle.
2. Welche Daten müssen heruntergeladen werden?
Es gibt zwei unterschiedliche und obligatorische Datenquellen:
A) Fahrerkarte:
• Fahrzeiten ;
• Pausen und Erholung;
• tägliche Aktivitäten;
• Fehler und Abweichungen.
B) Fahrtenschreiber (Fahrzeug):
• alle im Fahrzeug aufgezeichneten Aktivitäten;
• Ereignisse und Fehler;
• Anzeichen für Manipulation;
• Aktivitäten ohne Kartenzahlung.
Es ist zwingend erforderlich, BEIDE Quellen herunterzuladen.
3. Mindestentladungsintervalle
Fahrerkarte: mindestens einmal alle 28 Kalendertage (empfohlen: alle 21 Tage).
Fahrtenschreiber (Fahrzeug): mindestens einmal alle 90 Kalendertage (empfohlen: alle 60 Tage).
Das Herunterladen ist außerdem zwingend erforderlich bei:
• Beendigung des Arbeitsvertrags;
• endgültigem Fahrzeugwechsel.
4. Wo werden die Daten heruntergeladen und wo werden sie gespeichert?
4.1. Ort der Entladung
Die Entladung kann erfolgen:
• am Firmensitz;
• an einer Betriebsstätte;
• bei einer autorisierten Werkstatt;
• mobil (Laptop + Entladegerät).
Es besteht keine Verpflichtung zu einem festen Ort, sondern eine Ergebnisverpflichtung.
4.2. Datenspeicherung
Die Daten können gespeichert werden:
• auf einem internen Server;
• auf einer externen Festplatte;
• in der Cloud (Tachographen-Software);
• auf einem optischen Datenträger.
Verbindliche Bedingungen:
• schneller Zugriff;
• Integrität der Dateien;
• Schutz vor Änderung oder Löschung.
5. Aufbewahrungsfrist für Daten
Die gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist beträgt 12 Monate.
In der Praxis werden 24 Monate empfohlen, um für verspätete Kontrollen, Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen gewappnet zu sein.
Das Fehlen der bei einer Kontrolle angeforderten Daten birgt das Risiko einer Sanktion.
6. Praktisches Entladeverfahren
Methode 1 – Unternehmenskarte:
• Die Unternehmenskarte wird in den Fahrtenschreiber eingesteckt;
• Das Auslesegerät wird angeschlossen;
• Die Option „Download Vehicle“ wird ausgewählt;
• Die Daten werden in einer gesicherten Datei (.ddd) gespeichert.
Methode 2 – Herunterladen der Fahrerkarte:
• Die Karte wird in das Lesegerät eingeführt;
• Die Daten des letzten Zeitraums werden heruntergeladen;
• Die Datei wird archiviert.
Methode 3 – Fernabfrage (Telematik):
• Die Daten werden automatisch übertragen;
• Ohne das Fahrzeug anzuhalten;
• Wird bei Kontrollen geschätzt.
Das Unternehmen bleibt auch dann verantwortlich, wenn die automatischen Systeme nicht funktionieren.
7. Was muss bei einer Betriebsprüfung im Unternehmen vorhanden sein?
Beim Check muss Folgendes vorhanden sein:
• schriftliches Entlassungsverfahren ;
• benannte verantwortliche Person;
• Download-Protokolle;
• vollständiges und zugängliches Archiv.
8. Häufige Fehler
Erklärungen wie die folgenden werden NICHT akzeptiert:
• „Der Fahrer musste die Ladung entladen“;
• „Das Fahrzeug ist nicht zum Stützpunkt zurückgekehrt“;
• „Wir haben nur unvollständige Daten“;
• „Der Laptop ist kaputt gegangen“.
9. Folgen der Nichteinhaltung
Mangelnde ordnungsgemäße Entleerung kann zu Folgendem führen:
• Geldstrafen;
• Verdacht auf Manipulation ;
• wiederholte Kontrollen;
• Verlust der kommerziellen Glaubwürdigkeit.
10. Schlussfolgerung
Das Auslesen des Fahrtenschreibers obliegt ausschließlich dem Unternehmen.
Karten und Fahrzeuge werden in klar festgelegten und nachweisbaren Abständen ausgelesen.
Die Daten werden mindestens 12 Monate lang aufbewahrt (empfohlen werden 24 Monate).
Das Versäumnis des Auslesens gilt als organisatorisches Versäumnis.
Häufig gestellte Fragen
Gründer und Geschäftsführer von Paneuropa Logistics
Ich bin György Bokor, Gründer und Geschäftsführer von Paneuropa Logistics. Ich bin seit über 20 Jahren in der Logistikbranche tätig und konzentriere mich auf internationale Transporte, Speditionen, Last-Mile-Lieferungen und Zolldienste. Meine Leidenschaft gilt der Entwicklung effizienter Lösungen, die Unternehmen in ganz Europa miteinander verbinden.