Die ordnungsgemäße Verwendung des Fahrtenschreibers ist eine gesetzliche Verpflichtung, die sich auf den Fahrer und den Verkehrsunternehmer verteilt. Die Einhaltung der Verfahren – vom Einstecken der Karte bis zur Archivierung der Daten – schützt sowohl den Fahrer als auch das Unternehmen im Falle einer Kontrolle. Ein klares Verständnis der Verantwortlichkeiten verringert das Risiko von Bußgeldern und gewährleistet die Einhaltung der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 und der damit verbundenen Rechtsvorschriften.
Kurz gesagt, die Vorschriften für die Verwendung des Fahrtenschreibers sehen Folgendes vor:
- Die Fahrerkarte muss zu Beginn der täglichen Arbeit vom Karteninhaber selbst eingesteckt und am Ende der täglichen Arbeit vom Karteninhaber selbst entnommen werden.
- Der Fahrer muss die jeweilige Tätigkeit korrekt auswählen: Fahren, sonstige Tätigkeiten, Bereitschaft oder Ruhezeit.
- Manuelle Eingaben sind für Zeiträume erforderlich, die nicht automatisch erfasst werden (Urlaub, Krankheit, Fahrzeugwechsel).
- Bei der Kontrolle können die Aufzeichnungen des aktuellen Tages sowie der vorangegangenen 56 Kalendertage angefordert werden.
- Der Verkehrsunternehmer muss dafür sorgen, dass die Fahrtenschreiber in zugelassenen Werkstätten ausgestattet, kalibriert und überprüft werden.
- Das Unternehmen muss klare interne Richtlinien ausarbeiten und die Fahrer regelmäßig schulen.
- Das Herunterladen, die Archivierung und der Schutz der Daten liegen in der Verantwortung des Betreibers.
- Die Routenplanung muss die praktische Einhaltung der Lenk-, Pausen- und Ruhezeiten ermöglichen.
Vorschriften für die Verwendung des Fahrtenschreibers (Pflichten des Fahrers und des Unternehmens)
Dieses Kapitel erläutert die Vorschriften für die Verwendung des Fahrtenschreibers und trennt dabei klar die Verantwortlichkeiten des Fahrers von denen des Transportunternehmens. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist sowohl für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen als auch für den Schutz der Fahrer und des Unternehmens im Falle von Kontrollen von entscheidender Bedeutung.
6.1. Wesentliche Pflichten des Fahrers
6.1.1. Fahrerkarte
Die Fahrerkarte muss:
- zu Beginn des Arbeitstages in den Fahrtenschreiber einzuführen;
- am Ende des Arbeitstages aus dem Fahrtenschreiber entnommen werden;
- Sie darf ausschließlich vom Inhaber verwendet werden; die Nutzung der Karte durch eine andere Person ist untersagt.
6.1.2. Die richtige Auswahl der Tätigkeit
Der Fahrer ist verpflichtet, die korrekte Erfassung der Tätigkeiten auszuwählen und ständig zu überprüfen. Typische Modi sind:
- „Fahrt“ – wird vom Fahrtenschreiber automatisch aufgezeichnet, wenn sich das Fahrzeug in Bewegung befindet;
- „Sonstige Tätigkeiten / Other work“ – wird für Tätigkeiten wie Be- und Entladen, Ausfüllen von Dokumenten, technische Überprüfungen, Tätigkeiten im Lager oder andere Arbeitsaufgaben verwendet;
- „Verfügbarkeit / Availability“ – wird in Wartezeiten ohne aktive Aufgaben verwendet, wie z. B. beim Warten an der Rampe;
- „Ruhezeit / Pause / Erholung“ – wird für Pausen und tägliche oder wöchentliche Ruhezeiten verwendet.
6.1.3. Manuelle Eingabe von Aktivitäten (manuelle Einträge)
Manuelle Eingaben sind erforderlich, wenn es Zeiträume gibt, die vom Fahrtenschreiber nicht automatisch aufgezeichnet wurden, wie zum Beispiel:
- zu Beginn des Tages für zuvor ohne Karte am Automaten durchgeführte Transaktionen, im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen;
- Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheiten, die begründet werden müssen;
- Fälle, in denen das Fahrzeug gewechselt wird.
Werden diese Daten nicht korrekt eingegeben, kann dies zu „Lücken“ in den Datensätzen führen, die bei der Kontrolle als Nichtkonformität gewertet werden.
6.1.4. Ausdrucke und Nachweise bei der Kontrolle
Auf Verlangen der Kontrollbehörden muss der Fahrer in der Lage sein, Ausdrucke oder andere Nachweise aus dem Fahrtenschreiber vorzulegen, beispielsweise in folgenden Fällen:
- Ausfall der Fahrerkarte;
- Ausfall des Fahrtenschreibers;
- erweiterte Kontrollen oder Verdachtsfälle hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften.
6.2. Der bei der Prüfung angeforderte Datenzeitraum
Gemäß der konsolidierten Fassung der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 in ihrer geänderten Fassung können die Kontrollbehörden bei einer Verkehrskontrolle oder am Firmensitz die Aufzeichnungen des aktuellen Tages sowie der vorangegangenen 56 Kalendertage anfordern.
Dazu können je nach Bedarf digitale Aufzeichnungen, manuelle Eingaben und Ausdrucke gehören.
6.3. Pflichten des Verkehrsunternehmens (der Gesellschaft)
6.3.1. Ausstattung und Einbau des Fahrtenschreibers
Der Betreiber ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Fahrzeuge mit einem zugelassenen Fahrtenschreiber ausgestattet sind, der in einer autorisierten Werkstatt eingebaut und kalibriert wurde. Die regelmäßigen Kalibrierungen und Inspektionen müssen gemäß den geltenden technischen Anforderungen durchgeführt werden.
6.3.2. Interne Richtlinien und Verfahren
Das Unternehmen muss klare interne Richtlinien zur Verwendung des Fahrtenschreibers ausarbeiten und umsetzen, die Folgendes umfassen:
- regelmäßige Unterweisung der Fahrer;
- Verfahren zum Beginn und zum Ende der Schicht;
- Regeln für die korrekte Einstufung von Be- und Entladearbeiten als „sonstige Arbeiten“;
- Verfahren für Ausnahmefälle, wie z. B. den Ausfall des Fahrtenschreibers oder den Verlust der Fahrerkarte.
6.3.3. Herunterladen und Archivieren von Daten
Der Betreiber ist verantwortlich für:
- das regelmäßige Herunterladen der Daten aus dem Tachographen und von den Fahrerkarten;
- Aufbewahrung der Daten für die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestzeiträume;
- Schutz personenbezogener Daten;
- die Gewährleistung der Verfügbarkeit von Daten im Falle von Kontrollen oder Inspektionen.
6.3.4. Planung der Aktivitäten
Die Planung der Fahrstrecken und Arbeitszeiten muss so erfolgen, dass die Einhaltung der Lenk-, Pausen- und Ruhezeiten in der Praxis möglich ist. Andernfalls können die Aufzeichnungen des Fahrtenschreibers unmittelbar belegen, dass der Betreiber seinen gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachgekommen ist.
Häufig gestellte Fragen
Gründer und Geschäftsführer von Paneuropa Logistics
Ich bin György Bokor, Gründer und Geschäftsführer von Paneuropa Logistics. Ich bin seit über 20 Jahren in der Logistikbranche tätig und konzentriere mich auf internationale Transporte, Speditionen, Last-Mile-Lieferungen und Zolldienste. Meine Leidenschaft gilt der Entwicklung effizienter Lösungen, die Unternehmen in ganz Europa miteinander verbinden.