El uso correcto del tacógrafo es una obligación legal que recae tanto en el conductor como en el operador de transporte. El cumplimiento de los procedimientos —desde la inserción de la tarjeta hasta el archivo de los datos— protege tanto al conductor como a la empresa en caso de control. Una comprensión clara de las responsabilidades reduce el riesgo de multas y garantiza el cumplimiento del Reglamento (UE) n.º 165/2014 y de la legislación conexa.
En resumen, las normas de uso del tacógrafo establecen lo siguiente:
- La tarjeta de conductor debe ser insertada al inicio y retirada al final de la jornada laboral, exclusivamente por el titular.
- El conductor debe seleccionar correctamente la actividad: conducción, otras actividades, disponibilidad o descanso.
- Las entradas manuales son obligatorias para los periodos que no se registran automáticamente (vacaciones, baja por enfermedad, cambio de vehículo).
- Durante la inspección se pueden solicitar los registros del día actual y de los 56 días naturales anteriores.
- El operador de transporte debe garantizar que los tacógrafos se instalen, calibren e inspeccionen en talleres autorizados.
- La empresa debe elaborar políticas internas claras y formar periódicamente a los conductores.
- La descarga, el archivo y la protección de los datos son responsabilidad del operador.
- La planificación de las rutas debe permitir el cumplimiento efectivo de los tiempos de conducción, las pausas y los períodos de descanso.
Normas de uso del tacógrafo (obligaciones del conductor y de la empresa)
Este capítulo expone las normas de uso del tacógrafo, diferenciando claramente las responsabilidades del conductor de las del operador de transporte. El cumplimiento de estas normas es fundamental tanto para cumplir con la legislación como para proteger a los conductores y a la empresa en caso de controles.
6.1. Obligaciones fundamentales del conductor
6.1.1. Tarjeta de conductor
La tarjeta de conductor debe:
- introducirse en el tacógrafo al inicio de la jornada laboral;
- que se extraiga del tacógrafo al finalizar la jornada laboral;
- deberá ser utilizada exclusivamente por su titular, quedando prohibido el uso de la tarjeta por parte de otra persona.
6.1.2. La selección correcta de la actividad
El conductor tiene la obligación de seleccionar y comprobar constantemente que las actividades se registran correctamente. Los modos habituales son:
- «Conducción »: registrada automáticamente por el tacógrafo cuando el vehículo está en movimiento;
- «Otras actividades / Other work»: se utiliza para operaciones como la carga y descarga, la cumplimentación de documentos, las comprobaciones técnicas, las actividades en el almacén u otras tareas laborales;
- «Disponibilidad» – se utiliza en los periodos de espera sin tareas activas, como la espera en la rampa;
- «Descanso / Pausa / Reposo»: se utiliza para las pausas y los periodos de descanso diarios o semanales.
6.1.3. Introducción manual de actividades (entradas manuales)
Las entradas manuales son obligatorias cuando hay periodos de tiempo que el tacógrafo no ha registrado automáticamente, como por ejemplo:
- al inicio de la jornada, por las actividades realizadas anteriormente sin tarjeta en el dispositivo, dentro de los límites legales;
- los periodos de vacaciones, baja por enfermedad u otras ausencias que deban justificarse;
- casos de cambio de vehículo.
Si estos datos no se introducen correctamente, pueden producirse «lagunas» en los registros, lo que se considera un incumplimiento en la inspección.
6.1.4. Documentos impresos y pruebas en el control
A petición de las autoridades de control, el conductor deberá poder presentar impresiones u otras pruebas del tacógrafo en situaciones tales como:
- avería de la tarjeta de conductor;
- avería del tacógrafo;
- controles exhaustivos o sospechas sobre el cumplimiento de las normas.
6.2. Periodo de datos solicitado en la inspección
En la versión consolidada del Reglamento (UE) n.º 165/2014, aplicable tras las modificaciones, los organismos de control podrán solicitar, durante los controles en carretera o en las instalaciones de la empresa, los registros del día en curso y de los 56 días naturales anteriores.
Estos pueden incluir registros digitales, entradas manuales e impresiones, según corresponda.
6.3. Obligaciones del operador de transporte (la empresa)
6.3.1. Equipamiento e instalación del tacógrafo
El operador tiene la obligación de garantizar que los vehículos estén equipados con un tacógrafo homologado, instalado y calibrado en un taller autorizado. Las calibraciones y las inspecciones periódicas deben realizarse de conformidad con los requisitos técnicos aplicables.
6.3.2. Políticas y procedimientos internos
La empresa debe elaborar y aplicar políticas internas claras sobre el uso del tacógrafo, que incluyan:
- la formación periódica de los conductores;
- procedimientos de inicio y finalización del turno;
- normas relativas a la clasificación correcta de las actividades de carga y descarga como «otros trabajos»;
- procedimientos para situaciones excepcionales, como el fallo del tacógrafo o la pérdida de la tarjeta de conductor.
6.3.3. Descarga y archivo de datos
El operador es responsable de:
- la descarga periódica de los datos de la unidad del tacógrafo y de las tarjetas de los conductores;
- el archivo de los datos durante los plazos mínimos legales;
- la protección de datos personales;
- garantizar la disponibilidad de los datos en caso de controles o inspecciones.
6.3.4. Planificación de las actividades
La planificación de las rutas y los horarios de trabajo debe realizarse de tal manera que sea posible, en la práctica, respetar los tiempos de conducción, las pausas y los períodos de descanso. De lo contrario, los registros del tacógrafo pueden demostrar directamente el incumplimiento de las obligaciones legales por parte del operador.
Preguntas frecuentes
Fundador y Director General de Paneuropa Logistics
Soy György Bokor, fundador y CEO de Paneuropa Logistics. Llevo más de 20 años en el sector de la logística, centrándome en el transporte internacional, la expedición de mercancías, las entregas de última milla y los servicios aduaneros. Me apasiona desarrollar soluciones eficientes que conecten a las empresas de toda Europa.