La obligación de descargar, archivar y conservar los datos del tacógrafo recae en la empresa o el operador de transporte, no en el conductor. La empresa debe descargar tanto los datos de la tarjeta del conductor como los de la unidad de tacógrafo del vehículo, conservarlos de forma segura y poder presentarlos rápidamente en caso de un control.
En resumen, las obligaciones de la empresa en relación con la descarga del tacógrafo incluyen:
- Evitar retrasos o expedientes incompletos, que pueden dar lugar a sanciones y controles adicionales.
- Nombramiento de una persona responsable de la descarga y el archivo de los datos.
- Descargar la tarjeta de conductor al menos una vez cada 28 días.
- Descargar los datos del tacógrafo del vehículo al menos una vez cada 90 días.
- El almacenamiento de ambos tipos de archivos en un sistema seguro y accesible.
- Conservación de los datos durante un mínimo de 12 meses; se recomienda 24 meses.
- Mantener un procedimiento por escrito y un registro de las descargas.
- Garantizar la integridad y la protección de los datos frente a su modificación o eliminación.
- Presentación del archivo completo en caso de inspección o auditoría.
- Comprobación de los sistemas automáticos, ya que la empresa sigue siendo responsable incluso en caso de averías.
(vehículos de 3,5 t – transporte internacional / cabotaje)
La obligación de descargar, archivar y conservar los datos del tacógrafo recae exclusivamente en la dirección de la empresa o del operador de transporte, independientemente de que los conductores posean o no el certificado CPC. El conductor NO es responsable de estas actividades.
1. ¿Quién está obligado a descargar los datos?
La responsabilidad recae en el operador de transporte, representado por:
• administrador;
• responsable de transporte;
• responsable de flota / cumplimiento normativo.
La empresa es legalmente responsable de la recogida, el almacenamiento, la protección y la presentación de los datos del tacógrafo en los controles.
2. ¿Qué datos hay que descargar?
Existen dos fuentes de datos distintas y obligatorias:
A) La tarjeta del conductor:
• tiempos de conducción;
• pausas y descansos;
• actividades diarias;
• errores e infracciones.
B) La unidad de tacógrafo (vehículo):
• todas las actividades registradas en el vehículo;
• eventos y errores;
• indicios de manipulación;
• actividades sin tarjeta.
Es obligatorio descargar AMBAS fuentes.
3. Intervalos mínimos de descarga
Tarjeta de conductor: como mínimo una vez cada 28 días naturales (se recomienda cada 21 días).
Tacógrafo (vehículo): como mínimo una vez cada 90 días naturales (se recomienda cada 60 días).
La descarga es obligatoria también en los siguientes casos:
• la extinción del contrato de trabajo;
• el cambio definitivo de vehículo.
4. ¿Dónde se descargan y dónde se almacenan los datos?
4.1. Lugar de descarga
La descarga puede realizarse:
• en la sede de la empresa;
• en un centro de trabajo;
• en un servicio técnico autorizado;
• de forma móvil (ordenador portátil + dispositivo de descarga).
No existe la obligación de un lugar fijo, sino la obligación de obtener un resultado.
4.2. Almacenamiento de datos
Los datos pueden almacenarse:
• en un servidor interno;
• en un disco duro externo;
• en la nube (software de tacógrafo);
• en un soporte óptico.
Requisitos obligatorios:
• acceso rápido;
• integridad de los archivos;
• protección contra la modificación o el borrado.
5. Plazo de conservación de los datos
La obligación legal mínima es de 12 meses.
La recomendación práctica es de 24 meses, para inspecciones retrasadas, litigios o auditorías.
La falta de los datos solicitados en la inspección conlleva el riesgo de ser sancionado.
6. Procedimiento práctico de descarga
Método 1 – Tarjeta de empresa:
• Se inserta la tarjeta de empresa en el tacógrafo;
• Se conecta el dispositivo de descarga;
• Se selecciona la opción «Download Vehicle»;
• Los datos se guardan en un archivo seguro (.ddd).
Método 2 – Descarga de la tarjeta del conductor:
• se introduce la tarjeta en el lector;
• se descargan los datos del último periodo;
• se archiva el archivo.
Método 3 – Descarga remota (telemática):
• los datos se transmiten automáticamente;
• sin detener el vehículo;
• valorada en los controles.
La empresa sigue siendo responsable incluso si los sistemas automáticos no funcionan.
7. Qué debe haber en la empresa en el momento de la inspección
En el control debe haber:
• un procedimiento escrito de descarga;
• una persona responsable designada;
• registros de las descargas;
• un archivo completo y accesible.
8. Errores frecuentes
NO se aceptan explicaciones como:
• «El conductor tenía que descargar»;
• «El vehículo no llegó a la base»;
• «Solo tenemos datos parciales»;
• «El portátil se ha estropeado».
9. Consecuencias del incumplimiento
Si no se realiza correctamente la descarga, esto puede dar lugar a:
• multas;
• sospechas de manipulación;
• controles repetidos;
• pérdida de credibilidad comercial.
10. Conclusión
La descarga del tacógrafo es una obligación exclusiva de la empresa.
Se descargan las tarjetas y los vehículos a intervalos claros y documentables.
Los datos se conservan durante un mínimo de 12 meses (se recomienda 24).
La falta de descarga se considera una falta de organización.
Preguntas frecuentes
Fundador y Director General de Paneuropa Logistics
Soy György Bokor, fundador y CEO de Paneuropa Logistics. Llevo más de 20 años en el sector de la logística, centrándome en el transporte internacional, la expedición de mercancías, las entregas de última milla y los servicios aduaneros. Me apasiona desarrollar soluciones eficientes que conecten a las empresas de toda Europa.