Obligația de descărcare, arhivare și păstrare a datelor tahografului revine firmei sau operatorului de transport, nu șoferului. Compania trebuie să descarce atât datele de pe cardul șoferului, cât și datele din unitatea tahograf a vehiculului, să le păstreze în siguranță și să le poată prezenta rapid în cazul unui control.
Pe scurt, obligațiile firmei privind descărcarea tahografului includ:
- Evitarea întârzierilor sau a arhivelor incomplete, care pot duce la sancțiuni și controale suplimentare.
- Desemnarea unui responsabil pentru descărcarea și arhivarea datelor.
- Descărcarea cardului șoferului cel puțin o dată la 28 de zile.
- Descărcarea tahografului vehiculului cel puțin o dată la 90 de zile.
- Arhivarea ambelor tipuri de fișiere într-un sistem sigur și accesibil.
- Păstrarea datelor minimum 12 luni, recomandat 24 de luni.
- Menținerea unei proceduri scrise și a evidenței descărcărilor.
- Asigurarea integrității și protecției datelor împotriva modificării sau ștergerii.
- Prezentarea arhivei complete în cazul unui control sau audit.
- Verificarea sistemelor automate, deoarece firma rămâne responsabilă și în cazul unor defecțiuni.
(vehicule 3,5 t – transport internațional / cabotaj)
Obligația privind descărcarea, arhivarea și păstrarea datelor din tahograf revine exclusiv conducerii firmei / operatorului de transport, indiferent dacă șoferii dețin sau nu atestat CPC. Șoferul NU este responsabil pentru aceste activități.
1. Cine este obligat să descarce datele
Responsabilitatea aparține operatorului de transport, reprezentat prin:
• administrator;
• manager de transport;
• responsabil flotă / compliance.
Firma este răspunzătoare legal pentru colectarea, stocarea, protejarea și prezentarea datelor tahograf la control.
2. Ce date trebuie descărcate
Există două surse distincte și obligatorii de date:
A) Cardul șoferului:
• timpi de conducere;
• pauze și repaus;
• activități zilnice;
• erori și abateri.
B) Unitatea tahograf (vehicul):
• toate activitățile înregistrate pe vehicul;
• evenimente și erori;
• indicii de manipulare;
• activități fără card.
Este obligatorie descărcarea AMBELOR surse.
3. Intervalele minime de descărcare
Card șofer: minimum o dată la 28 de zile calendaristice (recomandat la 21 zile).
Tahograf (vehicul): minimum o dată la 90 de zile calendaristice (recomandat la 60 zile).
Descărcarea se face obligatoriu și la:
• încetarea contractului de muncă;
• schimbarea definitivă a vehiculului.
4. Unde se descarcă și unde se stochează datele
4.1. Locul descărcării
Descărcarea poate avea loc:
• la sediul firmei;
• la punct de lucru;
• la service autorizat;
• mobil (laptop + dispozitiv de descărcare).
Nu există obligația unui loc fix, ci obligația rezultatului.
4.2. Stocarea datelor
Datele pot fi stocate:
• pe server intern;
• pe hard disk extern;
• în cloud (software tahograf);
• pe mediu optic.
Condiții obligatorii:
• acces rapid;
• integritatea fișierelor;
• protecție împotriva modificării sau ștergerii.
5. Perioada de păstrare a datelor
Obligația legală minimă este de 12 luni.
Recomandarea practică este de 24 luni, pentru controale întârziate, litigii sau audituri.
Lipsa datelor solicitate la control atrage risc de sancțiune.
6. Procedura practică de descărcare
Metoda 1 – Card de companie:
• cardul de companie se introduce în tahograf;
• se conectează dispozitivul de descărcare;
• se selectează opțiunea „Download Vehicle”;
• datele se salvează în fișier securizat (.ddd).
Metoda 2 – Descărcare card șofer:
• cardul se introduce în cititor;
• se descarcă datele ultimei perioade;
• fișierul se arhivează.
Metoda 3 – Descărcare remote (telematică):
• datele se transmit automat;
• fără oprirea vehiculului;
• apreciată la control.
Firma rămâne responsabilă chiar dacă sistemele automate nu funcționează.
7. Ce trebuie să existe în firmă la control
La control trebuie să existe:
• procedură scrisă de descărcare;
• responsabil desemnat;
• log-uri ale descărcărilor;
• arhivă completă și accesibilă.
8. Greșeli frecvente
NU sunt acceptate explicații precum:
• „Șoferul trebuia să descarce”;
• „Vehiculul nu a venit la bază”;
• „Avem doar date parțiale”;
• „Laptopul s-a stricat”.
9. Consecințe ale neconformării
Lipsa descărcării corecte poate duce la:
• amenzi;
• suspiciuni de manipulare;
• controale repetate;
• pierderea credibilității comerciale.
10. Concluzie
Descărcarea tahografului este o obligație exclusivă a firmei.
Se descarcă carduri și vehicule, la intervale clare și documentabile.
Datele se păstrează minimum 12 luni (recomandat 24).
Lipsa descărcării este considerată lipsă de organizare.
Întrebări frecvente
Fondator și CEO al Paneuropa Logistics
Sunt György Bokor, Fondator și CEO al Paneuropa Logistics. Activez în industria logistică de peste 20 de ani, concentrându-mă pe transport internațional, expediții de marfă, livrări last-mile și servicii vamale. Sunt pasionat de dezvoltarea unor soluții eficiente care conectează afaceri din întreaga Europă.