Wie wird das IMI konkret in der Praxis genutzt – Leitfaden

Von / / Tachograph 3,5 t und die neuen EU-Vorschriften

Die IMI-Erklärung ist ein wichtiges Instrument zur Einhaltung der Vorschriften für internationale Transportunternehmen und ist bei der Entsendung von Fahrern (Kabotage und Cross-Trade) verpflichtend. Es handelt sich dabei nicht um ein Lohnabrechnungssystem, sondern um ein offizielles Dokument, anhand dessen die EU-Behörden die Rechtmäßigkeit der Tätigkeit des Fahrers vor Ort überprüfen.

Kurz gesagt, die korrekte Nutzung des IMI setzt Folgendes voraus:

  • Einreichung der Erklärung vor Aufnahme der Tätigkeit
  • Korrekte Angabe des Fahrers, des Unternehmens, der Länder und des Zeitraums
  • Abdeckung aller Länder, in denen die Operation stattfindet
  • Aufbewahrung der IMI-Bestätigung und Bereitstellung dieser für den Fahrer

IMI ist das EU-Portal, über das die Entsendung von Fahrern gemeldet wird, auf Kontrollen reagiert wird
und die offizielle Kommunikation mit den Behörden anderer Mitgliedstaaten erfolgt.

IMI ist weder eine Lohnabrechnung noch eine Buchhaltung. Es ist der „rechtliche Ausweis“ des Fahrers bei Kontrollen.

1. Wann wird das IMI genutzt?

IMI wird vor der Abfahrt des Fahrers verwendet, wenn folgende Fahrten durchgeführt werden:
– grenzüberschreitender Verkehr
– Kabotage

Nicht für den Transit oder den einfachen bilateralen Verkehr zwischen Rumänien und der EU zu verwenden.

2. Wer nutzt IMI im Unternehmen?

IMI wird ausschließlich vom Unternehmen genutzt, nicht vom Fahrer.
In der Regel sind die Nutzer:
– Personalabteilung / Lohnbuchhaltung
– Hauptdisponent
– Transportleiter

Empfehlung: ein Hauptbenutzer und ein Ersatzbenutzer.

3. Der vollständige IMI-Zyklus in der Praxis

3.1 Erstellung der Erklärung

Im IMI-Portal:
– wählen Sie das Modul „Entsendung von Fahrern“
– geben Sie die Unternehmensdaten ein
– die Daten des Fahrers
– die Länder, in die entsendet wird (z. B. DE / AT / IT)
– den Zeitraum (maximal 6 Monate)

Eine einzige Erklärung kann mehrere Staaten abdecken.

3.2 IMI-Bestätigung

Nach dem Absenden:
– es wird eine PDF-Bestätigung erstellt
– das Dokument wird gespeichert
– dem Fahrer wird eine Kopie zur Verfügung gestellt (ausgedruckt oder elektronisch)

3.3 Vor-Ort-Kontrolle

Bei der Kontrolle verlangen die Inspektoren:
– IMI
– CIM
– Gehaltsabrechnung

Das Fehlen des IMI führt in Deutschland und Österreich in der Regel zu einer sofortigen Geldstrafe.

3.4 Weitere Anfragen

Falls die Behörde eine Prüfung einleitet:
– alle Anfragen laufen über das IMI
– die Dokumente werden direkt in das System hochgeladen
– die Kommunikation ist offiziell und nachvollziehbar

4. Was muss im IMI angegeben werden?

Folgende Angaben werden im IMI NICHT gemeldet:
– Gehälter
– Beträge
– geleistete Arbeitsstunden

Angaben:
– wer ist der Fahrer
– wer ist der Arbeitgeber
– wo arbeitet er
– Zeitraum
– Art des Einsatzes

5. Gültigkeit der Erklärung

– Eine Erklärung ist maximal 6 Monate gültig
– Sie kann geändert, verlängert oder geschlossen werden

6. Häufige Fehler, die zu Bußgeldern führen

– Fehlende IMI-Meldung
– IMI-Meldung erst nach der Abfahrt eingereicht
– Auslassung bestimmter Staaten
– Frist abgelaufen
– Fahrer weicht von der Erklärung ab

7. Wie sieht ein konformes Unternehmen aus?

– IMI vor
eingereicht – CIM mit Mobilitätsklausel
– Entsendungszulage im Gehalt ausgewiesen
– interne Berechnung nach Ländern
– schnelle Reaktion auf Anfragen

8. Konkretes Beispiel

Für den grenzüberschreitenden Handel zwischen Deutschland, Österreich und Italien im Februar und März (
) ist nur eine einzige IMI-Meldung einzureichen, die für den gesamten Zeitraum und alle Staaten gilt.

Fazit:

IMI ist ein unverzichtbares Instrument zur Einhaltung der Vorschriften.
Ohne IMI besteht ein unmittelbares und hohes Risiko, mit einer Geldstrafe belegt zu werden.

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